Café de calidad en la oficina: cuánto cuesta de verdad

Los números reales de poner café decente en una oficina: cuánto cuesta al mes por persona, qué opción conviene según el tamaño del equipo y por qué el argumento de la productividad es más flojo de lo que parece.

Primero, seamos honestos con el argumento

Se lee mucho que el buen café en la oficina "se paga solo en productividad". Conviene matizarlo, porque el argumento tal cual no se sostiene.

Lo que sí está bien documentado es que la cafeína mejora la atención sostenida y el tiempo de reacción, sobre todo en situaciones de fatiga o sueño insuficiente. Pero eso lo hace cualquier café, incluido el malo de la máquina de vending. La cafeína del café de especialidad no rinde más que la del café barato.

Así que el argumento real es otro, y es suficientemente bueno por sí mismo: es un detalle muy visible, que se usa varias veces al día, y cuesta muy poco por persona. No hace falta inventarle un retorno en productividad.

Los números por persona

Para un equipo que toma 2 cafés al día, 20 días al mes — es decir, 40 cafés por persona y mes:

Para un equipo de diez personas hablamos de entre 100 y 250 € al mes. Puesto en contexto de cualquier otra partida de una empresa, es una cifra pequeña para algo que se toca a diario.

Qué encaja según el tamaño

Hasta 10 personas · cápsulas

Cero mantenimiento, cero discusiones sobre quién limpia y cada uno se hace el suyo cuando quiere. Es el coste por taza más alto, pero a este tamaño la diferencia absoluta es pequeña y la comodidad gana.

Lo que hay que resolver es el reciclaje: con diez personas a dos cafés diarios son 400 cápsulas al mes. Merece la pena montar un punto de recogida desde el principio en vez de improvisarlo. Está en la guía de compatibles.

10-30 personas · superautomática con grano

Aquí es donde el coste por taza empieza a pesar y compensa el salto. Muele y prepara sola, así que sigue sin requerir a nadie que sepa hacer café, y el coste baja a menos de la mitad.

La contrapartida: necesita limpieza periódica de verdad, y si nadie se hace responsable acaba dando café rancio. Conviene asignarlo explícitamente a alguien o contratar el mantenimiento.

Más de 30 personas o salas de reunión · filtro en volumen

Para servir a mucha gente a la vez, una cafetera de filtro profesional prepara litros de una tacada. Menor coste por taza y sin colas frente a la máquina. Va bien combinada con alguna opción individual para el resto del día.

Tres errores habituales

Comprar café en formatos enormes. Un saco de 5 kg parece buen precio hasta que te das cuenta de que la oficina tarda dos meses en gastarlo y el último kilo ya no sabe a nada. Mejor entregas mensuales.

Olvidar el descafeinado. Siempre hay quien no toma cafeína por la tarde, o directamente no la toma. Es barato de incluir y se nota que se ha pensado en todo el mundo.

No limpiar la máquina. El fallo más común y el más invisible. Los aceites se enrancian y el café empeora tan gradualmente que nadie lo detecta; simplemente la gente deja de usarla. Está en los errores comunes.

Y el agua, otra vez

Si la oficina está en zona de agua dura — buena parte del país —, la cal va a estropear la máquina antes de tiempo y a aplanar el café. Un filtro en la entrada de agua cuesta poco y alarga bastante la vida del equipo. Lo explicamos en el artículo sobre el agua.

Cómo lo montamos nosotros

Servimos oficinas con cápsulas, grano y molido, con tarifa por volumen y cesión de máquina según el consumo. Al tostar en Almería, en la provincia la entrega es rápida y el café llega recién tostado en lugar de después de meses de distribución.

Presupuesto sin compromiso en la página para negocios. Si además gestionas un local de hostelería, las claves específicas están en este artículo.